Privatlivspolitik

Hos Actona Group tager vi fortrolighed og sikkerhed alvorligt, og vi tilstræber at skabe gennemsigtighed overfor vores kunder, samarbejdspartnere og besøgende på vores hjemmeside og give indsigt i, hvordan vi passer på dine personoplysninger. Denne privatlivspolitik beskriver hvordan og hvorfor vi indsamler, håndterer og opbevarer personoplysninger om vores:

Samarbejdspartnere og deres kontaktpersoner eller repræsentanter
Kunder eller potentielle nye kunder samt deres kontaktpersoner eller repræsentanter
Besøgende på vores hjemmeside

Denne privatlivspolitik vil endvidere give dig indsigt i dine rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Actona Group behandler personoplysninger til følgende forretningsmæssige formål:

Når du besøger vores hjemmeside
Når du opretter et login på vores hjemmeside
Når du afgiver en ordre
Når du kontakter eller retter henvendelse til vores medarbejdere
Når vi samarbejder med dig eller dit firma
Når du besøger vores fysiske lokaliteter
Når du er kunde hos Actona Group
Når du har tilmeldt dig nyhedsbreve og forretningsmæssige informationer fra ACTONA GROUP

1. Dataansvar og kontaktoplysninger

Actona Group er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger. Hvis du har spørgsmål til privatlivspolitikken, eller ønsker at udøve dine individuelle rettigheder beskrevet nedenfor, kan du kontakte os via følgende kontaktoplysninger:

Actona Group A/S
Smedegårdvej 6, Tvis
DK-7500 Holstebro

CVR/VAT nr.: 1214 3745

Tel: + 45 9613 5111
info@actonagroup.dk

2. Besøgende på hjemmeside

2.1 Personoplysninger

Når du besøger vores hjemmeside, indsamler og behandler vi følgende oplysninger:

Hvilken browser du anvender
Geografisk placering / geolokation
Hvilke sider du klikker ind på, hvis du har accepteret cookies

Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger, når du handler på vores hjemmeside, for at det er muligt, at vi kan behandle din ordre og sende varer afsted til dig:

Navn
Postadresse
E-mailadresse
Telefon-/mobilnummer
CVR-nummer

Det er ikke muligt at bestille varer på vores hjemmeside uden et login med dertilhørende profiloplysninger, som nævnt ovenfor.

2.2 Formål

Formålet med at indsamle og behandle oplysninger i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside er, at optimerer din oplevelse som bruger på hjemmesiden. Formålet med at indsamle og behandle oplysninger i forbindelse med at du opretter et login og foretager køb på vores hjemmeside, er følgende:

Levering af produkter
Registrering i vores IT-system
Betaling, fakturering og bogføring
Kontakt og kommunikation
Kundeservice og support
Forhindring af svindel og bedrageri

2.3 Retsgrundlaget

Retsgrundlaget for indsamling og behandling af personoplysninger i forbindelse med besøg på vores hjemmeside er vores legitimes interesse i at forbedre vores service og produkter, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.
Retsgrundlaget for indsamling og behandling af personoplysningerne i forbindelse med oprettelse af login til vores hjemmeside og registrering i vores IT-systemer er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, der er nødvendig af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af aftale om køb af varer.
Retsgrundlaget for indsamling og behandling af personoplysningerne i forbindelse med køb på vores hjemmeside jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, der er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du tager del af, når der er indgået en aftale om køb af varer.
Retsgrundlaget for indsamling og behandling af personoplysningerne i forbindelse med betaling, fakturering og bogføring er vores legitime interesse i at sikre betaling og fakturering samt fyldestgørende bogføring af transaktioner, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Retsgrundlaget for indsamling og behandling af personoplysningerne i forbindelse med kundeservice og anden kommunikation med dig er vores legitime interesse i at sikre en fyldestgørende kundeservice og kommunikation med dig, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

2.4 Opbevaringsbegrænsning

Actona Group opbevarer kun dine oplysninger i den periode det er nødvendigt, og med de formål der er beskrevet i denne privatlivspolitik, så længe din profil er aktiv. Actona Group opbevarer desuden din købshistorik i 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor ordren er foretaget jf. bogføringsloven § 10, hvorefter disse oplysninger vil blive slettet.

Har din konto været inaktiv i mere end 5 år, forbeholder Actona Group retten til at slette din konto. Du kan til enhver tid henvende dig, hvis du ønsker at få slettet de oplysninger vi har registreret på dig. Sletter du dit login til vores webshop, gemmes dine identitetsoplysninger og transaktionsoplysninger i op til 5 år i henhold til bogførings- og hvidvaskloven.

3. Samarbejdspartnere og kunder

3.1 Transportører

3.1.1 Personoplysninger

De personoplysninger vi behandler om vores transportører kommer enten direkte fra transportselskabet selv eller fra tredjeparter (post/kurer systemer, herunder DSV XPress og GLS, POST).

Vi indsamler følgende oplysninger på vores transportører:

Navn
Postadresse
E-mailadresse
Telefon-/mobilnummer
CVR-nummer

3.1.2 Formål

Actona Group anvender og indsamler disse personoplysninger med det formål, at kunne identificere jer som virksomhed og til at kommunikere om leverancerne.

3.1.3 Retsgrundlaget

Retsgrundlaget for behandlingen, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, som er nødvendig af hensyn til opfyldelses af en kontrakt mellem partnerne.

3.1.4 Opbevaringsbegrænsning

Actona Group opbevarer kun jeres oplysninger så længe de er nødvendige og kontrakten stadig er bestående. Vi sletter dine oplysninger så snart de ikke længere har relevans for at kunne opfyldes vores kontraktforhold, eller hvis I ikke længere er en aktiv samarbejdspartner.

Bogføringspligtige oplysninger opbevares i 5 år efter kontraktforholdets ophør jf. bogføringsloven § 10.

3.2 Kontaktpersoner og repræsentanter (B-2-B)

Actona Group vil i forbindelse med din kommunikation og interaktion med os som leverandør eller anden forretningsmæssig forbindelse, indsamle og behandle personoplysninger om dig, som kontaktperson eller repræsentant for vores samarbejdspartnere og kunder.

3.2.1 Personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger om samarbejdspartneres kontaktpersoner:

Dit navn og din stilling
Telefon-/mobilnummer
E-mailadresse
Postadresse
Eventuelle personoplysninger du selv afgiver i virksomhedens korrespondance med Actona Group

3.2.2 Formål

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at skabe en forretningsmæssige relation mellem dig og/eller den virksomhed du arbejder for.

3.2.3 Retsgrundlaget

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling der er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt.

3.2.4 Opbevaringsbegrænsning

Actona Group opbevarer kun dine personoplysninger så længe de er nødvendige i forhold til de formål beskrevet ovenfor. Så længe du og/eller den virksomhed du arbejder for, er en aktiv samarbejdspartner eller kunde, vil dine personoplysninger være nødvendige for at kunne opfylde kontraktforholdet mellem dig og/eller den virksomhed du præsenterer og Actona Group.

Bogføringspligtige oplysninger opbevares i 5 år efter kontraktforholdets ophør jf. bogføringsloven § 10.

4. Kategorier af modtagere

Hvis du accepterer cookies på vores hjemmeside www.actonagroup.dk , www.actonagroup.com og www.actonagroup.de videregives data om din geolokation til databehandlerne Piwik Pro og Facebook som led i vores databehandleraftale mellem dem og Actona Group.

Du kan læse mere om dette i vores Cookies Politik og vi vil gerne gøre opmærksom på, at du til enhver tid kan trække dit samtykke til cookies tilbage.

I visse tilfælde overlades personoplysninger til databehandlere, som udfører en række opgaver på vegne af Actona Group. Disse databehandlere kan, bl.a. være leverandører af backup- og cloud-løsninger samt leverandører af øvrige IT-systemer, der anvendes af Actona.

Databehandlere kan alene tilgå og behandle personoplysninger på vegne af Actona Group i medfør af vores udtrykkelige instrukser og med henblik på at opfylde specifikke formål fastsat i en skriftlig databehandleraftale mellem Actona Group og databehandleren.

Hvis du foretager et køb på vores hjemmeside, videregiver vi navn og adresse på modtager til vores samarbejdspartnere og leverandører, som skal levere dine varer (logistikvirksomheder).

4.1 Tredjelande

Actona Group overfører som udgangspunkt ikke personoplysninger til tredjelande (lande udenfor EU/EØS), medmindre det er nødvendigt i den konkrete sag og vi har det rette retsgrundlag eller dit samtykke.

Vi anvender Microsofts europæiske platform, hvilket kan indebære, at eventuelle ikke-EU baserede samarbejdspartnere hos Microsoft i særlige tilfælde kan tilgå platformen til brug for support- og sikkerhedsmæssige opgaver.

I det omfang personoplysninger overføres til tredjelande, sikrer Actona Group et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau ved indgåelse af EU-standardkontrakter med modtageren af oplysningerne, eller ved at sikre, at modtagerne som minimum er underlagt særlige certificeringsmekanismer, eller at disse udgør "sikre" tredjelande godkendt af EU-Kommissionen.

Du kan anmode om en kopi af overførselsgrundlaget ved at kontakte Actona Group.

5. Dine rettigheder

Du kan til enhver tid anmode Actona Group om indsigt i, berigtigelse samt sletning af dine personoplysninger. Derudover kan du begrænse Actona Group's behandling af dine personoplysninger, gøre indsigelse mod behandlingen samt udøve din ret til på visse betingelser at få udleveret og overført dine personoplysninger til en anden dataansvarlig (retten til dataportabilitet).

Har du givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, kan du til enhver tid tilbagekalde dette samtykke ved at kontakte Actona Group. En tilbagekaldelse vil dog ikke berøre behandling af personoplysninger, som har fundet sted forud for tilbagekaldelsen.

Herudover kan du læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder. Vejledningen findes på Datatilsynets hjemmeside (www.datatilsynet.dk).

5.1 Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi har registreret på dig.

5.2 Ret til berigtigelse (rettelse)

Har vi urigtige oplysninger på dig, har du ret til at få dem rettet.

5.3 Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Vi vil gøre opmærksom på, at det ikke altid er muligt at Actona Group kan efterkomme en sletteanmodning, da vi kan have en legitim interesse i at bevare de pågældende personoplysninger eller kan være pålagt at bevare de pågældende personoplysninger.

5.4 Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

5.5 Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

5.6 Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Vil du gøre brug af dine rettigheder, kan du henvende dig til info@actonagroup.dk – med Privatlivspolitik i emnefeltet. Vi vil bede dig om, at du i forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder giver os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt.

6. Dine klagerettigheder

Du kan til enhver tid klage til Datatilsynet over Actona Group's behandling af dine personoplysninger via nedenstående kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk

7. Ændring af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, nye eller forbedrede funktioner eller for at forbedre hjemmesiden. I tilfælde af sådan en ændring vil du ved næste besøg på vores hjemmeside få en pop-up besked. Du vil ikke modtage en e-mail med information om dette. Vælger du fortsat at anvende vores hjemmeside, antager vi at du har accepteret vores nye privatlivspolitik.

Dato for seneste ændring af privatlivspolitikken: 29-06-2023

​Outlet